Viisi puhelinviestintätaitovinkkiä asiakaspalveluun

Katso myös: Asiakaspalvelun taidot

Puhuminen asiakkaan kanssa puhelimessa voi olla usein vaikea tehtävä. Ilman yksilön kasvoja viestit voivat hämmentyä ja merkityksiä tulkita väärin.

Paranna puhelinviestintätaitojasi oppimalla seuraavat vinkit:

1. Hyväksy positiivinen ääni

Innostuneen, luonnollisen ja tarkkaavaisen äänen heijastaminen puhelimen aikana voi auttaa asiakasta tuntemaan olonsa mukavaksi keskustelun aikana.



Kun vastaat puhelimeen, hymyile, kun tervehdit toisella linjalla olevaa henkilöä. Vaikka se voi olla hieman klisee, hymy voidaan todella kuulla puhelimen kautta. Hymyilevä heti kun olet yhteydessä asiakkaaseen, aloittaa vuorovaikutuksen positiivisesti ja luo tilaa tuottavalle ja ystävälliselle vaihdolle.

Ole myös tietoinen äänellisistä ominaisuuksistasi koko puhelun ajan. Hallitse puhenopeutta, äänenvoimakkuutta ja yleistä sävyä. Keskimääräinen henkilö puhuu 130-150 sanaa minuutissa. Vastaa tätä hintaa ollessasi puhelimessa.

Asiakkaan on vaikea ymmärtää mitä tahansa nopeammin, kun taas mikä tahansa hitaampaa antaa vaikutelman, että olet hidas ja laiska.

Yritä ajoittaa itsesi varmistaaksesi, että puhumisnopeus on 130-150 sanaa minuutissa. Pidä mielessä äänesi äänenvoimakkuus samalla kun olet puhelimessa.

paras tapa parantaa viestintätaitoja

Korkea äänenvoimakkuus merkitsee nuoria ja ei usein ehdota arvovaltaista kuvaa. Samaan aikaan matala äänenvoimakkuus voi kuulostaa kovalta, varsinkin puhelimitse. Etsi keskitie ja vaihda aina taivutusta saadaksesi itsesi luonnolliseksi ja kiinnostuneeksi. Monotoni kuulostaa tylsältä ja innostumattomalta.

Näiden tekijöiden hallinta ja hymyileminen takaavat puhelimessa positiivisen äänen ja parantavat huomattavasti asiakaspalvelutaitojasi.

Katso sivumme ja Keskustelutaidot ja Karisma Lisätietoja.

2. Poista ääntäminen

Kyky ymmärtää, mitä joku sanoo puhelimessa, erottaa tuottavan keskustelun jännitteestä.

Puhu selkeästi aina, kun olet puhelimessa. Esittele ja käytä yksinkertaisia ​​sanoja ja lauseita. Älä käytä liian monimutkaista sanastoa tai ammattikieltä.

Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on hämmentää asiakas linjalla tai saada hänet tuntemaan alempi. Vältä myös slangia ja täytesanoja. Sanomalla esimerkiksi epäröi , '' Joo , Ja a ”Heikentää vuorovaikutuksen laatua ja vaikeuttaa rakentavan ongelmanratkaisun saavuttamista. Jos sinulla on taipumus käyttää täytesanoja, kuten a 'Tai' Kuten . ” harjoittele taukoa sen sijaan.

Purukumin pureskelu tai syöminen keskustelun aikana voi myös johtaa puheisiin, joten välttää molempia käytäntöjä asiakaspalvelun optimoimiseksi.

miten parantaa ammatillista viestintätaitoa
Katso sivumme: Tehokas puhuminen saadaksesi lisätietoja äänesi tehokkaasta käytöstä.

3. Ole vilpitön

Tervehdyksestä alkaen puhelimitse käytävien keskustelujen on oltava vilpittömiä. Tervehdi ja ole aito. Yritä välttää käsikirjoitettuja tervehdyksiä, koska ne kuulostavat kaikkein keinotekoisilta ja epäaitoilta.

Lisää yrityksen nimi, nimesi ja tarjoa apua heti, kun vastaat puhelimeen. Jos saat siirrettyä puhelua tai jos työskentelet keskuksessa, ilmoita sen osaston nimi, johon olet kuulunut, jotta asiakkaalle annetaan tarvittavat tiedot. Tämän tekeminen helpottaa asiakasta vaihtoon ja kertoo heidän olevan rauhallinen ja valmis auttamaan.

Kun olet keskellä keskustelua, anna rivin toisessa päässä olevalle henkilölle aitoja vastauksia. Muista sanoa nämä positiivisella tavalla, koska et halua lisätä negatiivisuutta vaihtoon.

Vältä lauseita, kuten Minä en tiedä, '' En voi tehdä sitä, 'Tai' Hetki. ”Määritä, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää, ja ilmoita, mitä voit tehdä sen sijaan, mitä et voi.

Asiakkaan kysymyksiin vastaaminen vilpittömästi ja positiivisesti ei vain tyydytä heitä keskustelun loppuun mennessä, vaan auttaa myös rauhoittamaan vihan soittajan.


4. Käytä heidän nimeään

Käytä sitä heti, kun olet saanut asiakkaan nimen.

miltä raportti näyttää

Kirjoita yksilön nimikirjaimet puhelun monogrammiin. Tämä auttaa sinua muistamaan asiakkaan nimen ja mukauttaa puhelun puolestasi.

Vaikka sinun tulisi käyttää asiakkaan nimeä, älä käytä sitä väärin.


Sisällytä se luonnollisesti koko keskustelun ajan. Älä myöskään pelkää pyytää heiltä oikeaa ääntämistä. Suurin osa asiakkaista arvostaa tätä elettä. Korjaa myös oikeinkirjoitus.

Soittajat arvostavat antamaasi henkilökohtaista kosketusta nimellä.


5. Jätä asiakas tyytyväiseksi

Kuten useimmissa asioissa, keskustelun viimeisteleminen oikealla nuotilla voi luoda kestävää positiivisuutta ja tyytyväistä asiakasta.

Ennen kuin lopetat puhelun, varmista, että soittaja ymmärtää antamasi tiedot, jotta soittaja lopettaa puhelun. Kysy asiakkaalta: 'Voinko auttaa sinua millään muulla?' Vastaa kaikkiin hänen mahdollisesti kysyttäviin kysymyksiinsä varmistaaksesi täydellisen ymmärryksen ja tyytyväisyyden. Anna myös kaikki tiedot, joita asiakas voi tarvita tulevaisuudessa. Jos hänen on soitettava takaisin, jaa optimaaliset yhteysajat ja kenelle hänen tulisi soittaa.

kuinka lasketaan prosenttiosuus kahdesta luvusta

Kun kaikki tarvittavat tiedot on jaettu, lopeta puhelu ystävällisesti. Sanoa, ' Hauskaa päivän jatkoa 'Tai' Oli mukavaa puhua kanssasi ”. Tämä kertoo asiakkaalle, että autat häntä onnellisella tavalla ja että olisit valmis auttamaan heitä uudelleen tulevaisuudessa.

Keskustelun päättäminen positiivisella tavalla voi muuttaa vihaisena puheluna alkaneen asiakkaalle miellyttäväksi kokemukseksi.



Yhteenvetona

Tehokkaat puhelinviestintätaidot johtavat tuottavampiin suhteisiin, jotka johtavat parempaan asiakaspalveluun ja kenties myynnin kasvuun.

Aina kun käsittelet asiakkaita puhelimitse, pysy positiivisina ja tee kaikki voitavasi heidän tyydyttämiseksi. Tunne heidät tarvittaessa ja ole mukava.

Asiakkaat tunnistavat varmasti kohteliaisuuden, huolellisuuden ja harkinnan, mikä tarkoittaa liiketoiminnan toistamista.


Jatkaa:
Kantelujen käsittely
Asiakaspalveluvinkkejä